Planowanie przestrzeni biurowej to jeden z bardziej niedocenianych sposób organizacji i optymalizacji pracy. O czym warto wiedzieć, aby odpowiednio zaplanować swoją przestrzeń pracy?
Jak planuje się biurko?
Każdy pracownik biurowy ma własny sposób planowania przestrzeni na swoim narzędziu pracy. Pozorny chaos bywa przemyślanym systemem układania poszczególnych dokumentów i przyborów, a używanie wizytownika jako zakładki dla otwartej procedury jest dokładnie zaplanowanym zabiegiem. Jak ulał pasuje powiedzenie, że w tym chaosie jest metoda, ale są wygodniejsze i efektywniejsze sposoby, by urządzić biurko w bardziej profesjonalny sposób. Na stwierdzenia, że „nie odnajdę się”, odpowiedzią niech będzie milczące, pozytywne zaskoczenie szefa, który mimowolnie postrzegał nas przez pryzmat bałaganu, jaki stworzyliśmy w miejscu pracy.
Przewalanie dokumentów w poszukiwaniu wizytownika nie wygląda zbyt dobrze, a narzucające się w związku z tym stwierdzenie o „zawaleniu robotą” nie koniecznie świadczy o naszym profesjonalizmie. Wielu producentów oferuje gotowe zestawy do zarządzania powierzchnią biurkową, dzięki którym żadna notatka się nie zgubi i zawsze będziemy mieć długopis czy wspomniany wizytownik pod ręką. Lepszym sposobem wydaje się jednak samodzielne dobranie potrzebnych akcesoriów i ustawienie ich w sposób dla siebie najwygodniejszy. Najważniejszą kwestią będzie fakt, czy biurko służy nam do indywidualnej pracy, czy bywa także stołem podczas rozmów z innymi członkami zespołu czy klientami? W jednym i drugim przypadku kubek z wczorajszą kawą nie prezentuje się zbyt profesjonalnie w przeciwieństwie do równo ułożonych segregatorów.
Jak to działa w dużych firmach?
W przypadku dużych korporacji i częstego uczestnictwa w spotkaniach biznesowych niezbędnym wyposażeniem są wizytowniki dla pracowników, pozwalające w dyskretny sposób promować markę firmy i nawiązywać siatkę kontaktów czy potencjalnych transakcji. Doskonałym sposobem na ciągle ginące długopisy i ołówki są organizery szufladowe, które pozwalają wygodnie przechowywać cały komplet akcesoriów niezbędnych do pracy. Pomagają także wprowadzić zasadę „czystego biurka”, która jest jedną z ulubionych zasad większości kadry kierowniczej – zwłaszcza dziś w epoce dużego nacisku na ochronę danych osobowych. Nie wolno również zapomnieć o efekcie psychologicznym – w obliczu stosów piętrzących się dokumentów i ponaklejanych wszędzie karteczek z notatkami sami czujemy się przytłoczeni i, jak już wyżej wspomniano, „zawaleni robotą”.
Na biurku przygotowanym w sposób profesjonalny jest niewiele przedmiotów, a sam środek powinien być zawsze wolny symbolizując przestrzeń i otwarcie na rozmówcę. Jeśli to możliwe notatki róbmy już po zakończonym spotkaniu i w żadnym wypadku nie zapomnijmy mieć pod ręką wizytownika. Pamiętajmy też, że w przypadku pracy siedzącej, i w dodatku przed monitorem, powinniśmy zadbać o nasz kręgosłup. Kawałek miejsca wokół biurka pozwoli na kilka ćwiczeń rozluźniających i odciążających, a możliwość swobodnego obrócenia się w kierunku okna pomoże odpocząć oczom.
Dodaj komentarz